Mit dem Fortschreiten der Projektumsetzungen im Rahmen des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) rücken die Anforderungen an die Schlussverwendungsnachweise zunehmend in den Vordergrund.
Ein Schlussverwendungsnachweis dient der Bestätigung der förderkonformen Mittelverwendung. Gemäß § 19 Abs. 6 KHSFV muss der Schlussverwendungsnachweis einen Sachbericht, einen zahlenmäßigen Ausgabennachweis (einschließlich Eigenmitteln) sowie ergänzende Belege wie die Testierung des IT-Dienstleisters, Zahlungsnachweise und Nachweise zur Interoperabilität enthalten.
Struktur und Inhalte variieren je nach Bundesland. Das Bundesamt für Soziale Sicherung gibt vor, dass der Schlussverwendungsnachweis spätestens sechs Monate nach Vorhabenabschluss einzureichen ist. Als abgeschlossen gilt ein Vorhaben, wenn der digitale Dienst eingerichtet und funktionsfähig ist – spätestens zum in der Bewilligung genannten Projektende.
Zu beachten ist, dass die Frist in den meisten Bundesländern mit dem Projektabschluss beginnt. Einzelne Länder haben zusätzlich absolute Endfristen gesetzt, die einzuhalten sind.
Wird der Nachweis nicht fristgerecht oder nicht vollständig eingereicht, drohen Rückforderungen der Fördermittel – bis zum vollständigen Entzug der bewilligten Beträge. Zudem können sich negative Auswirkungen auf die Förderwürdigkeit bei zukünftigen Programmen ergeben. Die Einhaltung der Frist ist daher nicht nur eine formale, sondern eine fördermittelrelevante Verpflichtung.
Die Schlussverwendungsnachweise erfordern eine enge Zusammenarbeit verschiedener Akteure – von Projektmanagement über IT bis zum externen IT-Dienstleister. In der Praxis zeigt sich, dass fehlende Dokumentationen, unklare Zuständigkeiten oder nicht fristgerecht vorliegende Nachweise erhebliche Risiken darstellen.
Eine strukturierte Vorbereitung ist daher unerlässlich. Die frühzeitige Planung, abgestimmte Prozesse und vereinheitlichte Dokumentation sind zentrale Erfolgsfaktoren. Dennoch fehlen in vielen Häusern personelle und fachliche Ressourcen, um diese Anforderungen neben dem Tagesgeschäft zu erfüllen.
Ein externer Blick kann hier entlasten und absichern – etwa durch die Prüfung der Unterlagen auf Förderkonformität, die Standardisierung von Nachweisdokumenten oder die Begleitung der Kommunikation mit den zuständigen Behörden. Insbesondere zertifizierte IT-Dienstleister spielen eine zentrale Rolle in der prüfsicheren Dokumentation technischer Nachweise. Auch das Einbringen von Erfahrungen aus vergleichbaren Projekten kann wesentlich zur Vermeidung von Risiken beitragen und dabei helfen, das KHZG erfolgreich abzuschließen.
Aber der Handlungsdruck bleibt hoch. Nach dem KHZG muss die digitale Transformation strategisch weitergeführt werden. Der Transformationsfonds soll dabei gezielt zur nachhaltigen Entwicklung beitragen. Häuser müssen ihre Digitalisierungsstrategie nachschärfen und konsequent an den Versorgungszielen ausrichten.
Dabei kommt dem Transformationsfonds eine zentrale Rolle zu: Die dort geförderten Initiativen sollten bedarfsgerecht und zielführend eingebunden werden, um eine nachhaltige, ganzheitliche Weiterentwicklung, auch der Digitalisierung, zu ermöglichen. Gerne unterstützen wir Sie dabei. Jetzt Kontakt aufnehmen!