Seit Beginn der Corona-Krise haben sich viele Organisationen dazu entschlossen, bisher vor Ort stattfindende Besprechungen und Konferenzen nun digital mithilfe von Videokonferenzsystemen abzuhalten. Dabei wird oft auf cloudbasierte Lösungen zurückgegriffen, da diese wenige physische Komponenten, beispielsweile im Rechenzentrum der Organisation, erfordern.
Doch auch langfristig wird die momentan erzwungene Digitalisierung ein Umdenken in vielen Köpfen zurücklassen – so werden Videokonferenzsysteme eine tragendere Rolle spielen. Deshalb müssen sich Organisationen überlegen, wie und mit welchem Anbieter Videokonferenzen realisiert werden sollen.
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) hat dafür am 14.04. das „Kompendium Videokonferenzsysteme“, kurz KoViKo, vorgestellt. Basierend auf dem IT-Grundschutz-Kompendium definiert dieser Leitfaden detaillierte Anforderungen und unterstützt Anwender von der Planung über die Beschaffung bis hin zum Betrieb dieser Lösungen.
Die am Markt erhältlichen Systeme sind dabei oft nicht mehr trennscharf von Groupware und Unified Communications & Collaboration (UCC) zu unterscheiden. Sie enthalten unter anderem folgende Funktionen:
- Nahtloser Wechsel zwischen Kurznachrichtenchat, Audiounterhaltungen und Videounterhaltungen
- Bildschirmübertragung
- Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten
- Erstellen von terminierten Konferenzen mithilfe eines integrierten Kalenders
Die Lösung kann dann durch dedizierte Hardware in Konferenzräumen installiert werden und / oder auf bereits bestehenden Arbeitsplätzen laufen – eventuell ist eine Versorgung mit Headsets und Webcams von Nöten.
Bei der Auswahl eines geeigneten Videokonferenzsystems sollte deshalb insgesamt auf Voraussetzungen wie die Funktionsfähigkeit, Informationssicherheit und technische Durchführbarkeit, aber auch auf Themen wie Nutzerfreundlichkeit und entstehender Betreuungsaufwand geachtet werden.
Schlussendlich spielt der Datenschutz selbstverständlich auch beim Einsatz eines Videokonferenzsystems eine nicht zu vernachlässigende Rolle. Sehen sie dazu auch unseren Beitrag zum Thema Datenschutzkonformes Arbeiten.
Sollten Sie und Ihr Unternehmen Hilfe bei der Auswahl und / oder Einführung eines Videokonferenzsystems benötigen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir unterstützen Sie ganzheitlich unter Berücksichtigung relevanter Informationssicherheits- und Datenschutzaspekte.